Digitale Personalakte Software für KMU: alle Unterlagen je Mitarbeiter an einem Ort
Mit der digitalen Personalakte von Planery legen Sie Dokumente wie Lohnzettel und Dienstverträge je Mitarbeiter ab und geben sie einzeln für Ihr Team frei. Schulungen und Zertifikate behalten Sie im Dashboard im Blick, Stammdaten pflegen Sie am selben Ort. Ihre Mitarbeitenden sehen freigegebene Dokumente in der App oder im Browser.
Software ab 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat Preise im Detail
Was ist die digitale Personalakte von Planery?
Kurz gesagt
- Eine digitale Personalakte sammelt die Unterlagen und Stammdaten eines Mitarbeiters elektronisch an einer Stelle. Planery ist eine Software für die digitale Personalakte aus Österreich: Betriebe legen Dokumente je Mitarbeiter im Browser ab, das Team sieht freigegebene Dokumente in der App oder im Browser.
- Im Reiter Dokumente liegen zum Beispiel Lohnzettel und Dienstverträge. Ein Schieberegler „Für Mitarbeiter freigeben“ bestimmt, ob der Mitarbeiter ein Dokument sieht, ein Datum legt fest, ab wann. Mitarbeitende finden es in der App unter „Mehr“ und im Browser in der Übersicht.
- Schulungen, Kurse, Fortbildungen und Zertifikate erfassen Sie je Mitarbeiter. Das Dashboard zeigt sie an, wenn die Rolle die Berechtigung „Schulungen im Dashboard anzeigen“ hat. Im Dashboard erscheint dazu ein Hinweis.
- Bewerber verwalten Sie samt Meetings in Planery und übernehmen sie per Klick als Mitarbeiter, die Daten bleiben erhalten. Bis zur Übernahme braucht ein Bewerber keine Lizenz.
- Die Personalakte gehört zur selben Software wie Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsplan, die Stammdaten gelten überall. Sie können Planery 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
4,50 €
pro Mitarbeiter und Monat (Business, Jahresbindung)
14 Tage
kostenlos testen, ohne Kreditkarte
Österreich
Serverstandort, ISO-27001-zertifiziertes Rechenzentrum
Web + App
Planen im Browser · App für iOS und Android
Digitale Personalakte: Unterlagen, Nachweise und Stammdaten je Mitarbeiter
Alles zu einem Mitarbeiter liegt in seinem Profil, statt auf Ordner, Mailanhänge und Dateiserver verteilt zu sein.
Dokumente ablegen und einzeln freigeben
Im Reiter Dokumente des Mitarbeiters legen Sie Lohnzettel, Dienstverträge und weitere Unterlagen ab. Ein Schieberegler „Für Mitarbeiter freigeben“ entscheidet, ob der Mitarbeiter ein Dokument sieht, ein Datum legt fest, ab wann. Freigegebene Dokumente finden Mitarbeitende in der App unter „Mehr“ und im Browser in der Übersicht. Die Dokumente ordnen Sie in Ebenen, ähnlich wie Ordner, und wer die App installiert hat, bekommt bei einer Freigabe eine Push-Nachricht.
Lohnzettel digital zustellen
Einzelne Lohnzettel legen Sie als Dokument ab und geben sie frei. Wer viele Lohnzettel auf einmal hochlädt, bucht das Zusatzmodul Lohnzettel Multi-Upload: Planery ordnet die Dateien nach Nummer und Name den Mitarbeitenden zu. 350 € einmalig.
Schulungen im Blick
Kurse, Fortbildungen und Zertifikate tragen Sie je Mitarbeiter ein. Das Dashboard zeigt sie an, sichtbar je Rolle über die Berechtigung „Schulungen im Dashboard anzeigen“. Im Dashboard erscheint dazu ein Hinweis.
Impf- und Genesungsnachweise
Im Reiter Impfung hinterlegen Sie je Mitarbeiter Impfdatum und eine Anmerkung. Der Typ unterscheidet Impfung und Genesung.
Stammdaten und Bewerber an einem Ort
Im Reiter Details pflegen Sie Geburtsdatum, Eintritt, Adresse, Telefonnummer sowie Einkommen oder Stundensatz. Die Stammdaten gelten in Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaub. Bewerber verwalten Sie samt Meetings in Planery und übernehmen sie per Klick als Mitarbeiter, ihre Daten bleiben erhalten.
Verbunden mit Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaub
Die Personalakte ist kein eigenes Programm. Mitarbeiter und Stammdaten sind dieselben wie im Dienstplan, in der Zeiterfassung und im Urlaubsplan, Sie pflegen keine zweite Mitarbeiterliste.
ab 4,50 €
pro Mitarbeiter und Monat (Business, Jahresbindung)
- Keine Grund- oder Einrichtungsgebühr
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte
- Ab 50 Mitarbeitenden sinkt der Preis pro Person in Stufen
Die digitale Personalakte im Arbeitsalltag
Schulungen dokumentieren statt Zettel sammeln
Kurse, Fortbildungen und Zertifikate stehen im Profil des Mitarbeiters, nicht in einer getrennten Liste. Welche Rolle Schulungen im Dashboard sieht, legen Sie in den Rollen fest.
Vom Bewerber zum Mitarbeiter ohne Neuerfassung
Bewerber und ihre Meetings verwalten Sie in Planery. Mit einem Klick übernehmen Sie einen Bewerber als Mitarbeiter, seine Daten bleiben erhalten. Bis zur Übernahme braucht er keine Lizenz.
Stammdaten, die überall gelten
Geburtsdatum, Eintritt, Adresse, Telefonnummer sowie Einkommen oder Stundensatz pflegen Sie einmal im Reiter Details. Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaub arbeiten mit denselben Daten.
Wer sieht was in der digitalen Personalakte?
Planery trennt, was die Verwaltung sieht und was der Mitarbeiter sieht. Drei Stellen steuern das: das einzelne Dokument, die Rolle und das Profil des Mitarbeiters.
- Dokumente sehen Mitarbeitende, wenn Sie sie freigeben
- Schulungen im Dashboard nach Rollenberechtigung
- Freigegebene Dokumente in der App unter „Mehr“
Freigabe mit Schieberegler und Datum
Schulungen im Dashboard nach Berechtigung
Freigegebene Dokumente in App und Browser
Was Kunden über Planery sagen
Planery hat einen großen Mehrwert in unserem Unternehmen. Die Anwendung ist sehr benutzerfreundlich und vereint viele Aspekte zwischen Mitarbeiter und HR. Das Feedback unserer Mitarbeiter ist sehr positiv. Wir können Planery nur empfehlen.
Wir nutzen Planery zur täglichen Dienstplanung und Zeiterfassung für rund 350 LKW-Fahrer und Beifahrer. Wir schätzen dabei ganz besonders die intuitive und einfache Bedienbarkeit, sowie die wirklich sehr unkomplizierte und zielorientierte Zusammenarbeit mit dem Team von Planery.
Mit dem Umstieg auf Planery konnten wir unsere Prozesse in der Dienstplanung und Zeiterfassung deutlich vereinfachen und beschleunigen. Die übersichtlich gestaltete mobile App bietet unseren Teams bestmögliche Transparenz in der Zeiterfassung.
Digitalisierung muss einfach, schnell und wertsteigernd sein. Das haben wir mit Planery gefunden und konnten unsere Prozesse effizienter gestalten. Langfristig haben wir mit Planery alle Möglichkeiten, um zukunftsorientiert zu agieren und ein österreichisches Partnerunternehmen, auf das wir uns verlassen können.
Sie verwalten, Ihr Team sieht, was Sie freigeben: per App oder im Browser
Für Mitarbeitende
- Freigegebene Dokumente, zum Beispiel Lohnzettel, in der App unter „Mehr“ oder im Browser in der Übersicht
- Push-Nachricht bei einer Freigabe, wenn die App installiert ist
- Urlaub, Dienste und Zeiten in derselben App
Für HR und Personalverwaltung
- Dokumente je Mitarbeiter ablegen und einzeln freigeben
- Schulungen und Zertifikate erfassen, Hinweis im Dashboard
- Stammdaten pflegen, Bewerber per Klick übernehmen
- Über Rollen steuern, wer Schulungen im Dashboard sieht
In 14 Tagen wissen Sie, ob Planery zu Ihrem Betrieb passt
Konto anlegen, Team einladen, erste Dokumente ablegen. Ohne Kreditkarte.
Digitale Personalakte statt Ordner, Excel und Dateiserver
Viele Betriebe halten Personalunterlagen in Ordnern, auf dem Dateiserver oder in Excel-Listen. Wer Personalunterlagen digitalisieren will, legt sie in der Mitarbeiterakte ab, die zum Mitarbeiter im selben System gehört.
Unterlagen an mehreren Orten
- Dokumente liegen in Ordnern und auf dem Dateiserver, getrennt von den Stammdaten
- Schulungen und Ablaufdaten stehen in einer eigenen Liste
- Lohnzettel erreichen Mitarbeitende auf einem anderen Weg als der Dienstplan
Alles zu einem Mitarbeiter im Profil
- Dokumente, Schulungen und Stammdaten im Mitarbeiterprofil
- Freigabe je Dokument, Mitarbeitende sehen ihre Dokumente in App oder Browser
- Schulungen und Zertifikate mit Hinweis im Dashboard
- Dasselbe System wie Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaub
Was Sie zur digitalen Personalakte dazubuchen können
Jedes Modul wird einmalig freigeschaltet.
Lohnzettel
Lohnzettel Multi-Upload
Viele Lohnzettel auf einmal hochladen: Planery ordnet die Dateien nach Nummer und Name den Mitarbeitenden zu.
Einzelne Lohnzettel legen Sie ohne das Modul als Dokument ab und geben sie frei.
350 € einmalig
Passt dazu
Dienstplan
Schichten planen, Abwesenheiten im Plan
Mehr zum DienstplanZeiterfassung
Geplante Dienste und gestempelte Zeiten in einem System
Mehr zur ZeiterfassungUrlaubsplan
Urlaub und Abwesenheiten im selben Plan
Mehr zum UrlaubsplanMitarbeiter-App
Mobile Zeiterfassung, Dienstplan und Urlaub am eigenen Handy
Mehr zur Mitarbeiter-AppSchnittstellen & Exporte
Abwesenheiten an DATEV, BMD, SAGE und Co.
Mehr zu den SchnittstellenAlle Funktionen
Der volle Funktionsumfang im Überblick
Zu den FunktionenHäufige Fragen zur digitalen Personalakte
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Üblich sind Stammdaten, Verträge, Lohnzettel, Nachweise und Schulungen. In Planery liegen Stammdaten im Reiter Details, Dokumente wie Lohnzettel und Dienstverträge im Reiter Dokumente, Schulungen und Zertifikate im Reiter Schulungen und Impf- oder Genesungsnachweise im Reiter Impfung.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Personalakte?
Im Alltag meinen beide Begriffe dasselbe: Die Unterlagen eines Mitarbeiters liegen als Dateien statt auf Papier. Planery nennt das digitale Personalakte, auch als elektronische Personalakte oder digitale Mitarbeiterakte gesucht.
Wie führe ich eine Personalakte digital?
Sie legen den Mitarbeiter in Planery an oder übernehmen einen Bewerber per Klick, pflegen die Stammdaten im Reiter Details und laden Dokumente im Reiter Dokumente hoch. Mit dem Schieberegler „Für Mitarbeiter freigeben“ entscheiden Sie je Dokument, ob und ab wann der Mitarbeiter es sieht.
Was ist eine Alternative zum Dateiserver für Personalunterlagen?
Statt Ordnern auf dem Dateiserver liegen die Dokumente im Mitarbeiterprofil in Planery. Sie legen sie dort ab, entscheiden je Dokument über die Freigabe und haben Stammdaten, Schulungen, Dienstplan und Zeiterfassung im selben System.
Sehen Mitarbeitende ihre Dokumente selbst?
Ja, wenn Sie das Dokument freigeben. Mitarbeitende finden freigegebene Dokumente in der App unter „Mehr“ und im Browser in der Übersicht. Ein Datum legt fest, ab wann das Dokument sichtbar ist.
Kann ich Schulungen und Zertifikate verwalten?
Ja. Kurse, Fortbildungen und Zertifikate tragen Sie je Mitarbeiter im Reiter Schulungen ein, das Dashboard zeigt sie an. Wer sie sieht, steuern Sie über die Berechtigung „Schulungen im Dashboard anzeigen“ der Rolle. Im Dashboard erscheint dazu ein Hinweis.
Wie verteile ich Lohnzettel digital an Mitarbeitende?
Sie legen den Lohnzettel als Dokument im Mitarbeiterprofil ab und geben ihn frei. Für viele Lohnzettel auf einmal gibt es das Zusatzmodul Lohnzettel Multi-Upload, das die Dateien nach Nummer und Name den Mitarbeitenden zuordnet (350 € einmalig).
Kann ich Bewerber in Planery verwalten?
Ja. Bewerber verwalten Sie samt Meetings in Planery und übernehmen sie per Klick als Mitarbeiter, die Daten bleiben erhalten. Bis zur Übernahme braucht ein Bewerber keine Lizenz.
Was kostet die digitale Personalakte mit Planery?
Planery kostet ab 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Bindung, monatlich ab 6,00 €. Es gibt keine Grund- oder Einrichtungsgebühr, Sie testen 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Alle Preise
